3 Rekomendasi Template Email Marketing untuk Menghadapi Komplain

Menjalankan bisnis secara online maupun offline tentu tidak selalu berjalan dengan lancar. Terkadang ada saja kendala yang dihadapi, apalagi saat melakukan strategi digital marketing yang ternyata tak tepat sasaran, kemudian berakhir dengan datang complain dari customer. Komplain ini bisa disebabkan karena rasa tidak puas terhadap produk, jasa atau layanan dari brand Anda. Lalu, bagaimana cara Anda menanggapi komplain dari customer?Sudahkah Anda memberikan tanggapan yang terbaik? 

Apa yang Harus Dilakukan Ketika Mendapat Komplain?

Ketika Anda mendapatkan keluhan dari konsumen,Anda harus tetap positif thinking. Jangan sampai Anda menganggap komplain tersebut sebagai ancaman. Tetapi, anggaplah pelanggan Anda sedang mencari solusi atas apa yang mereka hadapi terkait pengalaman menggunakan produk maupun layanan brand Anda.

Untuk memberikan jawaban terbaik atas komplain dari konsumen ini, Anda bisa menggunakan 3 rekomendasi template email marketing complain yang ada pada artikel ini.

Template Email Marketing Complain yang Harus Anda Gunakan 

Berikut ini merupakan dasar-dasar yang dapat Anda gunakan untuk memberikan jawaban terbaik dalam bentuk email marketing complaint.

1. Email Marketing Complaint yang Proaktif

Ketika mendapat keluhan atau komplain dari pelanggan yang kecewa setelah menggunakan produk atau layanan Anda, Anda bisa langsung mengutarakan permintaan maaf telah membuat konsumen merasa kecewa, lalu beritahu pula bahwa Anda akan segera memperbaiki produk atau layanan tersebut. Untuk melancarkan kegiatan menangani komplain ini, ada baiknya Anda memiliki tim customer service yang proaktif kepada pelanggan Anda. 

Lalu sebagai penebus rasa kecewa dan untuk menunjukkan kepada konsumen kalau Anda care atas permasalahan yang mereka hadapi, Anda bisa memberi kode diskon atau voucher diskon. Tujuan dari pemberian diskon ini adalah agar konsumen Anda tetap mau menjadi pelanggan dan di lain waktu kembali melakukan pembelian produk dari brand Anda. 

2. Email Marketing Complaints yang YES Respons

Ketika Anda mendapat komplain dari customer, Anda harus segera mengatasi permasalahan ini secepat dan sesegera mungkin. Pokoknya lebih cepat lebih baik, karena jika dibiarkan, apalagi sampai Anda mengabaikan komplain dari pelanggan yang kecewa, bisa jadi perusahaan Anda akan mendapatkan masalah yang jauh lebih besar. Akibat terburuknya, Anda bisa kehilangan reputasi dan kepercayaan dari pelanggan. 

Gunakan empati dalam menangani keluhan serta kekecewaan konsumen ini. Ingat, satu konsumen yang kecewa bisa mengajak ratusan orang di sekelilingnya untuk tidak lagi menggunakan produk maupun layanan dari usaha Anda. Hal sebaliknya juga bisa terjadi, pelanggan yang puas dengan pelayanan yang Anda berikan bisa mengajak lebih banyak orang untuk jadi pelanggan Anda. 

3. Email Marketing Complaint yang NO Respons 

Jika Anda tidak dapat atau tidak menemukan jalan untuk memecahkan masalah yang diberikan konsumen, Anda bisa menggunakan cara terakhir ini. Caranya, beritahu dengan jujur bahwa Anda belum menemukan solusi atas permasalahan yang konsumen hadapi. Anda kemudian bisa menyarankan agar konsumen memberikan feedback kembali berupa masukan-masukan yang seharusnya perusahaan lakukan demi memuaskan konsumen. Kadang cara ini bisa saja berakhir dengan konsumen yang menjadi lebih marah karena Anda tidak memberikan apa pun sebagai jawaban atas kekecewaan mereka

Tenang saja, memang sangat tidak nyaman saat harus membaca email berisi kemarahan dan rasa kecewa. Tetapi dari sini Anda bisa belajar bahwa masih ada hal-hal yang perlu diperbaiki dalam usaha Anda. Di saat yang sama, Anda juga harus melakukan inovasi agar untuk kedepannya tidak ada lagi konsumen yang kecewa.

Kesimpulan yang bisa diambil dari pembahasan di dalam artikel ini adalah sebagai pemilik usaha ada baiknya Anda memiliki tim customer service (CS) yang secara baik, ramah, dan profesional menangani keluhan maupun saran yang diberikan konsumen. Lalu semua data yang sudah dicatat dan dikumpulkan oleh tim CS harus benar-benar Anda perhatikan untuk kemudian melakukan perbaikan demi perbaikan. Berharaplah Anda dapat banyak komplain karena dengan adanya komplain inilah suatu perusahaan bisa berkembang menjadi lebih besar lagi.